Tjekliste til digital skiltning og infoskærme

Er det tid til at opgradere virksomhedens interne eller eksterne kommunikation, fordi de gamle løsninger ikke længere slår til? I dette blogindlæg kommer vi nærmere ind på, hvordan I bedst griber processen an, når I skal investere i nye infoskærme. Læs med her, og bliv klogere på, hvad I bør overveje, før I træffer den endelige beslutning.

Mange virksomheder og uddannelsesinstitutioner oplever, at deres nuværende informationsdisplays enten er forældede eller svære at administrere i en travl hverdag. Dette resulterer i, at medarbejdere, studerende eller gæster ikke får den nødvendige information i rette tid, hvilket kan skabe forvirring og ineffektivitet. Ved at skifte til mere moderne og intelligente systemer kan I sikre en langt mere dynamisk, præcis og målrettet kommunikation på tværs af hele organisationen.

Nye og tidssvarende skærmløsninger gør det nemlig muligt at styre alt indholdet fuldstændig centralt fra én enkelt og brugervenlig platform. Det betyder for eksempel, at HR-afdelingen eller de kommunikationsansvarlige lynhurtigt kan dele vigtige nyheder ud til alle afdelinger på nøjagtig samme tid. Samtidig skaber et levende og visuelt tiltalende indhold et langt mere professionelt og moderne udtryk i jeres reception, mødelokaler eller kantineområde. Det bidrager i høj grad til at fange modtagernes opmærksomhed langt bedre og mere effektivt end traditionelle, statiske opslag på en tavle.

Endelig spiller den generelle driftsstabilitet en afgørende og meget vigtig rolle for enhver it-chef eller facility manager med ansvar for bygningens drift. Gamle skærme har oftest et unødvendigt højt strømforbrug og kræver løbende, uforudset vedligeholdelse, hvilket koster virksomheden både meget tid og mange ressourcer. En velovervejet investering i topmoderne hardware minimerer risikoen for pludselige nedbrud og frigiver dyrebar tid til andre vigtige opgaver i den daglige og travle drift.

Når I skal vælge det helt rette system til netop jeres virksomhed, er der flere afgørende elementer, I bør tage højde for i planlægningen. Først og fremmest skal I få afklaret i god tid, hvor mange forskellige lokationer systemet helt præcist skal dække over. Det er desuden lige så vigtigt at undersøge til bunds, om det nye system problemfrit kan integreres med jeres allerede eksisterende it-infrastruktur eller nuværende kalendersystemer. For at gøre den indledende proces betydeligt mere overskuelig præsenteres nedenfor en række kritiske fokuspunkter, som I med stor fordel kan gennemgå på forhånd.

Inden I foretager den endelige og afgørende investering i udstyret, anbefales det på det kraftigste at overveje følgende vigtige punkter:

• Hardwarens forventede levetid samt skærmenes generelle modstandsdygtighed over for støv eller direkte sollys
• Den samlede brugervenlighed i softwaren til at styre og opdatere det daglige indhold
• Muligheden for at opsætte og tilpasse forskellige brugerrettigheder til udvalgte medarbejdere eller afdelinger
• Strenge krav til en stabil netværksforbindelse og overholdelse af virksomhedens generelle it-sikkerhed

Ved at gennemgå disse overvejelser grundigt undgår I med garanti mange ubehagelige og dyre overraskelser undervejs i indkøbsforløbet. Det giver jer samtidig det absolut bedste fundament for at træffe et oplyst valg og vælge en fremtidssikret løsning. Hvis I for eksempel driver en stor uddannelsesinstitution, vil det altid være altafgørende med udstyr, der problemfrit kan køre i rigtig mange timer i døgnet uden pause.

Når den endelige beslutning er truffet i ledelsen, og det fysiske udstyr skal rulles ud, er en struktureret plan altid fuldstændig afgørende for succes. Start altid med at udpege en dedikeret projektansvarlig internt, som kan koordinere indsatsen på tværs af både it, administration og den øvrige ledelse. På den måde sikrer I bedst muligt, at alle afdelinger bliver hørt rettidigt, og at det samlede tekniske setup fungerer fuldt optimalt lige fra den allerførste dag. God forberedelse sikrer også, at I meget hurtigere kan få mærkbar værdi ud af jeres samlede investering.

Et centralt element i selve implementeringen er naturligvis indholdsproduktionen, som i branchen ofte omtales som digital skiltning. Det kræver nemlig en klar og tydelig strategi for, præcis hvem der løbende producerer indholdet, og præcis hvor ofte det hele skal opdateres. Hvis indholdet ikke er konstant relevant og visuelt fængende, mister modtagerne hurtigt interessen for overhovedet at kigge på skærmene i hverdagen. Derfor bør I få etableret nogle meget faste rutiner for opdatering af materialet, allerede inden den egentlige fysiske opsætning påbegyndes.

Det er derudover altid en god idé at få testet hele systemet på en enkelt, udvalgt lokation først, før I ruller det bredt ud i hele virksomheden. Denne forsigtige fremgangsmåde giver jer mulighed for at fange eventuelle “børnesygdomme” i softwaren eller løbende tilpasse de grafiske visninger. Når den indledende testfase er gennemført med et tilfredsstillende og godkendt resultat, kan I trygt opsætte jeres nye infoskærme på samtlige af de resterende lokationer.

Er I på udkig efter professionelt AV-udstyr, hjælper vi hos AV Fusion jer gerne fra idé til ibrugtagning. Vi leverer skræddersyede og driftssikre løsninger, som passer præcis til jeres unikke behov og hverdag. Hvis I befinder jer på Sjælland, kan I altid kontakte os på telefon 70 23 90 50, og er I placeret i Jylland, kan I ringe 70 23 90 90 for en uforpligtende snak.